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Recruter à distance ! Tips

Dans le contexte exceptionnel actuel, nous sommes contraints de revisiter nos méthodes de travail. S’adapter, innover, faire preuve de créativité et d’agilité sont devenus les maîtres-mots de notre activité et un véritable état d’esprit pour poursuivre notre quête d’acquisition de talents et de compétences. Que nous soyons Recruteur en cabinet, membre du Talent Acquisition au sein de la Direction des Ressources Humaines ou bien Responsable Opérationnel, nous avons aujourd’hui l’opportunité, même à distance et en visioconférence, de poursuivre nos processus de recrutement avec efficacité.

Conduire un entretien ou mener une évaluation en visioconférence est un exercice sensible. Même si les outils facilitent les connexions, l’exercice n’est pas aisé et peut s’en trouver d’autant plus complexifié que le processus de recrutement est réalisé à distance.

Jusqu’à présent, nous faisions appel à la visioconférence pour pallier le manque de disponibilité ou pour répondre à des contraintes géographiques et rester ainsi dans une dynamique proactive.

Aujourd’hui avec la distanciation sociale imposée par le contexte actuel, les cartes sont redistribuées. L’acquisition de talents clés pour les organisations doit se poursuivre et implique désormais le recrutement d’un “talent” sans l’avoir rencontré physiquement.

Dans le cadre de nos échanges, nous entendons depuis peu de la part des opérationnels métiers et des Ressources Humaines : il est complexe en visioconférence d’appréhender la relation, d’apprécier le contact (« feeling ») et d’évaluer les compétences ainsi que le potentiel d’un candidat. Cela a pour conséquence d’accentuer l’incertitude avec toujours ces mêmes questions qui résonnent en nous : « Ai-je bien tout scruté ? Ai-je tous les éléments pour me positionner et prendre une décision ? ».

POURQUOI ?

Un entretien en visioconférence ne peut se vivre et se ressentir comme si deux personnes étaient réunies physiquement. La proximité, le para-verbal ou encore le non-verbal (hors champ de la caméra) font que l’on ressent les émotions, l’aura et l’énergie différemment. Le fait d’être parfois parasité par une mauvaise connexion, un décalage visuel, sonore, ou tout simplement par la distance ; peut faire naître une forme d’incertitude quant à la justesse de notre ressenti. Le manque de proximité et les désagréments causés par la distance, peuvent accentuer les suppositions, les biais cognitifs et augmenter la subjectivité de l’entretien.

Vous l’aurez donc compris : durant un processus de recrutement à distance, il est important de préparer et de structurer son futur échange. Une manière de faire qui permet ou qui nous autorise à nous connecter à notre interlocuteur et à ressentir tout en restant pragmatique, ce qui se joue dans l’instant avec son interlocuteur.

COMMENT ?

#1 – Préparer et structurer son processus de recrutement

Encore plus quand le processus se joue à distance ! Il est important que les parties prenantes, qui participeront à la décision finale, à savoir de recruter ou non un futur talent, se réunissent afin d’établir une stratégie d’évaluation. Objectif : valider les attentes de l’entreprise, des Ressources Humaines et du ou des Responsables Opérationnels.

Se réunir pour définir les compétences attendues et les comportements observables. Dans la mesure où nous percevons le monde avec nos propres filtres, ce travail préparatoire a pour but d’aligner les parties prenantes à la décision et de définir collectivement le champ des compétences (hard et soft) attendues, mais également les perceptions que nous avons de chaque compétence.

Une fois ce brainstorming réalisé, il est possible de dresser une matrice de compétences et de comportements observables qui facilitera non seulement la structuration des futurs entretiens, mais qui permettra aussi et surtout de créer une maïeutique propice à l’échange et centrée sur la personne.

Vous l’aurez peut-être compris, si l’objectif de cette étape est d’organiser et de structurer le processus de recrutement, l’intention est axée sur la construction d’un outil d’aide à la prise de décision. Cet outil a pour résultante de mettre en exergue les forces et les points de progrès du futur collaborateur.

Nous recommandons, lors de la construction de cette matrice d’entretien structurée de répartir, auprès des personnes qui participeront au processus, trois à quatre compétences maximum à évaluer pour chaque rendez-vous.

#2 – Gérer l’inclusion pour créer l’alliance avec son candidat

Le rendez-vous a commencé et nous retrouvons, le recruteur et le candidat derrière son écran, à distance l’un de l’autre.

Une visioconférence augmente l’effet miroir. Des experts en synergologie (étude du langage corporel) vous diront que vos gestes envoient beaucoup de signaux positifs comme négatifs. Signaux qui seront reçus par le candidat ou la candidate. Suis-je à l’aise avec l’exercice ? Est-ce que mon environnement va me permettre d’être suffisamment confortable avec l’exercice ?

C’est pourquoi il est important de consacrer un temps à l’inclusion du candidat afin de créer un contexte propice à la rencontre et l’échange. À distance, nous n’avons pas à accueillir le candidat physiquement ou à l’installer.  Le fait qu’il n’y ait pas cette étape “Ice Breaker”, nous prive de beaucoup d’éléments qui habituellement nous sont utiles pour ressentir l’énergie de la personne (le non-verbal).

Tout l’enjeu de l’inclusion va être de poser les émotions, les ressentis, les appréhensions, …, autour de cet exercice à distance qui n’est pas coutumier de tous. Le but est  d’instaurer un climat de confiance. Une confiance qui a pour effet bénéfique d’abaisser nos croyances et de laisser de côté nos biais cognitifs.

#3 – Poser le cadre

Le cadre, c’est ce qui nous protège et qui nous autorise à oser. Alors plus les limites du terrain sont claires et lisibles plus nous sommes en capacité de percevoir, ressentir, voire même de faire appel à notre intuition pour recréer de la proximité avec l’autre malgré la distance.

À cette étape de l’entretien, il est important de préciser au candidat que le processus de recrutement sera différent d’une situation en présentiel. Si vous le souhaitez, vous pouvez également lui expliquer (votre mode opératoire) le principe d’un entretien structuré basé sur les compétences, lui préciser et définir les compétences qui seront évaluées durant l’échange.

En effet, il est primordial à distance de parler le même langage et de partager ses perceptions afin d’éviter les incompréhensions qui pourraient être génératrices de supposition lors de l’interaction.

Encore une fois,  plus la présentation de l’intention et de l’objectif auprès du candidat est claire, plus nous cultivons un terrain propice à l’échange et à la rencontre. Le terrain est en résumé un des facteurs clés de succès.

#4 – Dérouler son protocole avec humilité et bienveillance

Une fois l’alliance créée et le cadre posé, le recruteur peut débuter l’entretien structuré en usant d’une maïeutique exploratoire laissant à la personne interviewée un champ libre d’expression. Le guide d’entretien structuré a pour objectif d’offrir à notre cerveau gauche un fil d’Ariane, qui lui permet d’observer des comportements, et ainsi, de libérer notre cerveau droit qui ressent et apprécie ce qui se joue lors des transactions d’information.

Si la matrice d’entretien représente le terrain de jeu qui autorise le recruteur et le candidat à partager en toute sécurité, il est néanmoins important de le maîtriser pour être en mesure de s’en détacher et ainsi cultiver une écoute active. Durant l’échange, l’enjeu pour le recruteur est de prendre de la hauteur et de maintenir un cadre bienveillant qui renforcera d’autant plus le sentiment de confiance du candidat, qui la plupart du temps vit un exercice pour lequel il n’est pas familier.

Une fois la technique maîtrisée, l’entretien n’est donc plus centré sur les compétences, mais bien sur la personne. C’est pour cela que nous devons redoubler de vigilance et d’humilité quant à notre approche du questionnement.

Cet exercice mène le candidat à une forme d’introspection. Il arrive souvent qu’il découvre, réalise ou prenne conscience de certains mécanismes, comportements qui peuvent le mettre en difficultés. Il est donc important de rester à l’écoute afin d’accueillir sans jugement et avec la plus grande précaution, humilité et bienveillance : les émotions qui peuvent faire surface.

#5 – Faire preuve d’adaptabilité et d’agilité

Lors de l’entretien, il ne s’agit donc pas de déterminer, dans l’instant, si le candidat en face de nous correspond ou pas. Notre rôle de recruteur est de comprendre et d’apprécier quel chemin emprunte le candidat. Ce même chemin qui n’est pas toujours le nôtre, mais qui mène néanmoins, à la même destination.

Il est vrai que nous ne l’avons pas précisé, mais à cet instant, le CV de la personne (son parcours professionnel dans les détails) ne nous est pas utile. Ces objets, ne sont que des parasites qui nous détournent de la rencontre recherchée. Des parasites qui finalement augmentent la distance et nous empêchent d’user d’agilité.

Nous l’avons déjà mentionné à plusieurs reprises : ce qui est important c’est ce qui se joue dans l’instant présent entre les deux protagonistes. Même si le recruteur a besoin de contexte, il a surtout besoin de se concentrer et d’être attentif sur l’importance des mots utilisés, les réactions, les comportements et les émotions qui en ressortent. De cette façon, il pourra poser un questionnement agile et mener ainsi un entretien exploratoire.

Exploratoire, car si le recruteur tire son fil d’Ariane, il doit user de stratégie afin de se focaliser, tel un Peter Falk alias Columbo, sur le processus et non uniquement sur le contexte. Ainsi en nous focalisant sur les processus, il est possible de mettre en lumière des observations propices à la prise de décision.

#6 – Partager le feedback

Le feed-back, durant et à la fin de l’échange, est important car il crée un “effet miroir”. En d’autres termes, il permet de mettre en lumière et de partager des écarts de perception. Le partage de nos perceptions respectives nous permet alors d’élargir notre vision du monde, mais surtout d’éviter les préjugés et les croyances.

Donner son avis et son ressenti doit également se faire sans jugement et de manière résolument positive et constructive. Pour l’interlocuteur c’est un signal de reconnaissance qui a un impact positif et bénéfique pour l’ensemble des parties prenantes.

Pourquoi ? Le candidat qui vient de réaliser une forme d’introspection sur ses expériences, ses compétences, ses modes opératoires, …, vient également de vivre un entretien structuré non seulement centré sur les compétences, mais également centré sur sa personne. Il est donc capital d’offrir au candidat comme au recruteur l’espace nécessaire pour que chacun puisse partager son ressenti.

Cet instant de partage, au-delà d’élargir notre appréciation mutuelle, va surtout valoriser l’expérience en elle-même. En effet, si le candidat est retenu cela favorisera son engagement. Dans le cas contraire, le candidat sortira certainement satisfait d’avoir vécu un processus de recrutement pertinent qui lui aura permis d’élargir sa vision sur son parcours, ses réalisations, ses compétences et finalement sur lui-même.

À distance, ce qui est important si l’on souhaite être en mesure de prendre une décision lors d’un processus de recrutement, c’est avant tout de recréer de la proximité avec la personne. Pour cela, il faut se préparer, structurer et maîtriser son mode opératoire afin de se sentir libre pour se connecter à l’autre. En visioconférence, donner davantage de soi nous permet d’apprendre et de comprendre  ce qui se joue dans la relation, et in fine sur le candidat. Des informations précieuses qui nous autorisent donc à nous positionner sur une prise de décision quant au recrutement du futur talent.

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Article co-écrit par Sylvain Minh et Stéphane Baquet – Associés wyd Group – Spécialiste de l’accompagnement des dirigeants et des cadres sur les problématiques de recrutement, de leadership et de transformation des organisations. wyd a pour mission de participer à la libération et la performance de l’entreprise en plaçant l’Homme au cœur de l’organisation. 

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